Huisregels Mondzorg EMICLAER

 

We vinden het belangrijk om de beste kwaliteit van zorg te geven en hebben veel aandacht voor de veiligheid van onze patiënten en teamleden. Daarom hanteren we binnen de praktijk de onderstaande huisregels. Zo zorgen we samen met u voor een plezierige en veilige omgeving. Daarnaast schept het helderheid voor u als patiënt waardoor vervelende discussies vermeden kunnen worden.

Uw bezoek 

  • Behandelingen vinden uitsluitend plaats op afspraak. Er wordt van u verwacht dat u uw afspraken nakomt. 
  • Kan uw gemaakte afspraak niet doorgaan? Geef dit dan tijdig aan ons door. U kunt uw afspraak tot 24 uur voor aanvang kosteloos annuleren. Gebeurd dit niet? dan zijn wij genoodzaakt om de kosten alsnog in rekening te brengen. 
  • Indien u vaker zonder tijdig bericht afwezig bent, behouden wij ons het recht voor u uit te schrijven uit ons patiëntenbestand.
  • Indien er sprake is van een betalingsachterstand. Worden alle afspraken en behandelingen opgeschort totdat de betaling is voldaan. De patiënt is verantwoordelijk voor de eventuele gevolgen, zoals een aanmaning.
  • Het sms’en en e-mailen  ter herinnering voor een afspraak is een extra service; hieraan kunnen geen rechten worden ontleend. 
  • Uw blijft zelf verantwoord voor het continue doorgeven van de juiste NAW-gegevens, eveneens voor het doorgeven van een correct e-mailadres en telefoonnummer. 
  • U dient zich op verzoek te kunnen legitimeren met een geldig legitimatiebewijs.
  • Zodra de patiënt een afspraak maakt voor een behandeling en/of een behandeling ondergaat, geeft de patiënt hiermee automatisch toestemming voor de ondergaande behandeling. Dit geldt ook voor diagnostische onderzoek.
  • Klachten omtrent declaraties dienen binnen 10 dagen na de declaratiedatum schriftelijk te worden ingediend. Het indienen van een klacht omtrent een declaratie schort de betalingstermijn en verplichtingen niet op. 
  • Het nuttigen van etenswaren, roken en huisdieren (met uitzondering van hulphond) is binnen onze praktijk verboden. 
  • (Herstel)behandelingen die het gevolg zijn van externe invloeden of ongezond gedrag (bijvoorbeeld verkeerd medicijngebruik, roken, of niet opvolgen van poetsinstructies/adviezen/richtlijnen van de mondhygiënist) dan wordt hiervoor geen aansprakelijkheid voor erkent.

 

Privacy

  • Respecteer de privacy van patiënten en teamleden, ook op social media.
  • Wilt u een foto-, film- of geluidsopname maken? Vraag dan vooraf toestemming aan degenen die in beeld komen of te horen zijn.

 

Veiligheid

  • Binnen onze praktijk gaan wij respectvol met elkaar om. Ook aan de telefoon. Wapenbezit, discriminatie, diefstal, vernieling, fysiek en/of verbaal geweld en (seksuele) intimidatie zijn in Nederland en daarmee in onze praktijk niet toegestaan. Van overtreding wordt altijd aangifte gedaan bij de politie. In alle gevallen worden de gemaakte kosten verhaald op de overtreder.
  • Voor uw en onze veiligheid worden er in de wachtruimte camerabeelden opgenomen.

 

Eigendommen

  • Mondzorg Emiclaer is niet aansprakelijk voor schade, verlies of diefstal van uw eigendommen. 

 

  1. Algemene overwegingen

Mondzorg Emiclaer hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In dit privacybeleid willen we u op transparante wijze informeren over hoe binnen de praktijkvoering wordt omgegaan met persoonsgegevens en op welke wijze de bescherming wordt gewaarborgd.

Mondzorg Emiclaer handelt ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens conform de daartoe geldende wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming, hetgeen in ieder geval betekent dat wij:

  • persoonsgegevens verwerken conform het doel waarvoor ze zijn verstrekt. Deze doelen en de daarvoor benodigde persoonsgegevens worden in deze privacyverklaring onder punt 2 genoemd.
  • alleen die persoonsgegevens verwerken die noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
  • passende (technische en/of organisatorische) maatregelen hebben genomen om de beveiliging van persoonsgegevens te waarborgen, zie punt 6 van deze privacy verklaring.
  • geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze aan de praktijk zijn verstrekt (bijv: factoringmaatschappij), dan wel voortvloeit uit een wettelijke verplichting.
  • op de hoogte zijn van de rechten van patiënten omtrent persoonsgegevens in het kader van de uitvoering van de behandelovereenkomst en de bedrijfsvoering van de praktijk, deze respecteren en patiënten hierover informeren.

 

Mondzorg Emiclaer is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens van patiënten. P. Jeddi belast met privacy beleid is voor patiënten de contactpersoon ingeval van vragen en of verzoeken rondom persoonsgegevens.

Contactpersoon: P. Jeddi
Praktijkadres: Laan naar Emiclaer 77
Plaats: Amersfoort
Postcode: 3823 EG
Emailadres: balie@mondzorgemiclaer.nl
Telefoonnummer: 0628779657

 

  1. Doeleinden en (bijzondere) persoonsgegevens

Mondzorg Emiclaer verwerkt (bijzondere) persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

  • Het aangaan van behandelovereenkomsten met u als patiënt en het uitvoeren van behandelingen binnen die behandelrelatie, waaronder ook begrepen het declareren bij zorgverzekeraars, eventueel via factoringmaatschappijen.
  • Het versturen van nieuwsbrieven aan de bij de praktijk ingeschreven patiënten.
  • In geval de praktijk deelneemt aan onderzoeken binnen het project Peilstations, worden gegevens verstrekt aan de beroepsvereniging NVM-mondhygienisten.
  • Op grond van de Wkkgz dient elke praktijk een Veilig Incident Melden systeem te hebben, waarbij incidenten door medewerkers worden gemeld, zodat kwaliteit van zorg kan worden verbeterd en gewaarborgd. Dit vindt op anonieme basis plaats, tenzij zich risico’s voor u als patiënt hebben voorgedaan. In dit geval wordt de patiënt hierover ingelicht.

 

Voor het uitvoeren van de behandelovereenkomst moet de praktijk over de volgende (bijzondere) persoonsgegevens beschikken

Persoonsgegevens

Bijzondere persoonsgegevens

NAW gegevens

Medische gegevens medicatiegebruik

Telefoonnummer

Medische gegevens gezondheid

E-mailadres

BSN nummer

Geslacht

 

Burgerlijke staat

 

Verzekeringsgegevens

 

Betalingsgegevens en factuuradres

 

Tijdstip van uw afspraak

 

In de rechterkolom staan de bijzondere persoonsgegevens. Dit zijn persoonsgegevens van meer gevoelige aard, echter zonder deze persoonsgegevens kan de behandelovereenkomst niet worden uitgevoerd.

Hierbij is van belang dat indien de toestemming tot het verwerken van bijzondere persoonsgegevens, zoals BSN nummer en medische (patiënt)gegevens voor deze patiënten niet wordt verleend, de behandelovereenkomst niet tot stand kan komen en patiënten derhalve niet als patiënt kunnen worden ingeschreven in de praktijk. Het BSN nummer is nodig om de patiënt te kunnen identificeren en te kunnen corresponderen met onder meer verzekeraars. Het inlichten van de zorgverlener over medische geschiedenis is een wettelijke verplichting. Zonder medische gegevens kan een goede diagnose en daarop aansluitende juiste en veilige behandeling niet worden gewaarborgd.

Persoonsgegevens van minderjarige en wilsonbekwame patiënten

Minderjarige patiënten kunnen zich zelfstandig inschrijven vanaf 16 jaar. Tot 16 jaar verwerkt Mondzorg Emiclaer alleen persoonsgegevens na schriftelijke toestemming van de ouder/verzorger of wettelijke vertegenwoordiger. Ook voor wilsonbekwame patiënten geldt dat wij alleen persoonsgegevens verwerken na schriftelijke toestemming van de wettelijke vertegenwoordiger.

Hierbij is van belang dat indien de toestemming tot het verwerken van bijzondere persoonsgegevens, zoals BSN nummer en medische (patiënt)gegevens voor deze patiënten niet wordt verleend, de behandelovereenkomst niet tot stand kan komen en patiënten derhalve niet als patiënt kunnen worden ingeschreven in de praktijk. Het BSN-nummer is nodig om de patiënt te kunnen identificeren en te kunnen corresponderen met onder meer verzekeraars. Zonder medische gegevens kan een goede diagnose en daarop aansluitende juiste en veilige behandeling niet worden gewaarborgd.

  1. Verstrekking persoonsgegevens aan andere partijen

Alleen indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven genoemde doeleinden, worden gegevens aan andere partijen verstrekt. Mondzorg Emiclaer heeft verwerkersovereenkomsten gesloten met andere partijen voor:

  • softwareleverancier patiëntenadministratie
  • websitebouwer
  • office softwareleverancier
  • factoringmaatschappij
  • Vecozo
  • softwareleverancier digitale nieuwsbrieven

In de verwerkersovereenkomsten zijn afspraken gemaakt om de bescherming van de persoonsgegevens van u als patiënt te waarborgen.

Mondzorg Emiclaer verstrekt geen persoonsgegevens aan anderen partijen, tenzij de praktijk hiertoe wettelijk verplicht is (bijv. opvragen persoonsgegevens in het kader van een politieonderzoek). Daarnaast worden geen persoonsgegevens aan andere partijen buiten de EU verstrekt.

Buiten de persoonsgegevens die nodig zijn voor de doeleinden zoals hierboven aangegeven en waarvoor derhalve een grondslag aanwezig is, verwerkt Mondzorg Emiclaer alleen persoonsgegevens indien hiervoor door de patiënt toestemming is gegeven.

  1. Bewaartermijn

Mondzorg Emiclaer bewaart patiëntendossiers gedurende de tijd dat de patiënt is ingeschreven in de praktijk en na uitschrijving conform art. 7: 454 BW (Wgbo) nog gedurende 15 jaar. Een patiënt heeft het recht te verzoeken om vernietiging van het dossier. Mondzorg Emiclaer vernietigt het dossier binnen drie maanden na het verzoek, tenzij vernietiging niet in het belang is van de patiënt, of bewaring van aanmerkelijk belang is voor een ander dan patiënt (bv volksgezondheid of in geval van gerechtelijke procedure).

Andere persoonsgegevens ten behoeve van de praktijkvoering, zoals NAW-gegevens ten behoeve van de verzending van nieuwsbrieven en het klantenbestand, worden bewaard gedurende uw inschrijving als patiënt in de praktijk.

  1. Beveiliging van persoonsgegevens

Mondzorg Emiclaer heeft de volgende passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking of verlies:

  • Mondzorg Emiclaer werkt met een patiënten softwaresysteem, waarmee een bewerkersovereenkomst is gesloten en afspraken zijn gemaakt over veilig aansluiten of installeren van applicaties/programma’s.
  • De software is alleen toegankelijk voor daartoe bevoegd en geschoold personeel.
  • De software/systemen zijn beveiligd met inlogcodering en autorisaties. Privacy van persoonsgegevens is gewaarborgd.
  • De systemen waarmee wordt gewerkt, zijn doorlopend beschikbaar en actueel.
  • Patiëntendossiers zijn altijd zo actueel mogelijk.
  • Bij mobiel inloggen, dan wel werken vanuit huis wordt veilig gewerkt.
  • Binnen het patiëntensysteem zijn alle patiëntgegevens gekoppeld aan BSN.
  • Er is een goede afweer tegen virussen, spam en andere gevaren van buitenaf.
  • Niet actuele patiëntgegevens worden conform de wet 15 jaar bewaard, tenzij op verzoek van u als patiënt vernietiging heeft plaatsgevonden.
  • Medewerkers van Mondzorg Emiclaer hanteren een clean desk en clean screen policy. Systemen worden uitgezet bij verlaten van de werkplek. Systemen worden versleuteld en zijn zo nodig geautoriseerd.
  • Uitwisseling van informatie, communicatie tussen collega’s vindt altijd veilig plaats. E-mailverkeer tussen collega’s en tussen de praktijk en patiënten is beveiligd.
  • Mondzorg Emiclaer werkt conform het NVM Protocol meldplicht datalekken.
  • Waarborgen van privacy van de persoonsgegevens binnen de praktijk is een regelmatig terugkerend agendapunt tijdens werkoverleg.
  • Medewerkers van Mondzorg Emiclaer hebben kennis van de rechten van de patiënt, werken met het NVM document veel gestelde vragen privacy en “patiëntenrechten”.
  1. Rechten van u als patiënt ten aanzien van aanvraag en verwerk van uw persoonsgegevens

U hebt recht op inzage van uw persoonsgegevens en uw patiëntendossier. Daarnaast hebt u recht op rectificatie en vernietiging van uw persoonsgegevens en in beginsel recht op vernietiging van het patiëntendossier. Hiervoor vragen wij u wel om uzelf te legitimeren.

Ten aanzien van uw recht op vernietiging van uw patiëntendossier is van belang dat voortzetting van de behandelovereenkomst dan wellicht onmogelijk is omdat gebrek aan medische informatie een kwalitatief goede diagnose en kwalitatief goede behandeling in de weg staat, waarbij de veiligheid van u als patiënt niet kan worden gegarandeerd.

U hebt tot slot het recht uw gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of een andere partij. Ook hiervoor vragen wij u om uzelf te legitimeren.

Mondzorg Emiclaer stuurt op verzoek een rapportage naar uw behandelend tandarts. Indien u hier bezwaar tegen heeft dient u dit vooraf kenbaar te maken. Mondzorg Emiclaer kan met uw toestemming gegevens opvragen bij derdern (tandarts, huisarts, specialist, etc…)

  1. Vragen, opmerkingen of klachten?

Wij doen er alles aan om uw persoonsgegevens goed te beschermen. Mocht u vragen of opmerkingen hebben, of niet tevreden zijn over hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens, dan kunt u contact opnemen met P. Jeddi. Zij probeert samen met u tot een oplossing te komen. Mocht dit onverhoopt niet lukken, dan kunt u zich wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthouder op het gebied van bescherming van persoonsgegevens.

Cookies

Wij maken op deze website gebruik van cookies. Cookies zijn informatiebestandjes die bij een bezoek van een website automatische worden opgeslagen in de browser van uw computer, tablet of smartphone. Hierdoor wordt uw computer herkent bij een bezoek aan onze website. Deze cookies worden ook gebruikt om de website goed te laten werken en deze te kunnen optimaliseren.

Wilt u het plaatsen van cookies weigeren? Dat kan. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaan. U kunt ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.

Gebruikt van permanente cookies

Met behulp van permanente cookies kunnen wij u herkennen bij een nieuw bezoek op onze website. De website kan daardoor speciaal op uw voorkeuren worden ingesteld. Ook wanneer u toestemming hebt gegeven voor het plaatsen van cookies kunnen wij dit door middel van een cookie onthouden. Hierdoor hoeft u niet steeds uw voorkeuren te herhalen waardoor u dus tijd bespaart en een prettiger gebruik van onze website kunt maken. Permanente cookies kunt u verwijderen via de instellingen van uw browser.

Gebruikt van sessies cookies

Met behulp van sessie cookies kunnen wij zien welke onderdelen van de website u met dit bezoek hebt bekeken. Wij kunnen onze dienst daardoor zoveel mogelijk aanpassen op het surfgedrag van onze bezoekers. Deze cookies worden automatisch verwijderd zodra u uw webbrowser afsluit.

Gebruik van analytische cookies

Wij houden statistieken bij op onze website, maar dit gebeurt te allen tijde geheel geanonimiseerd dan wel gepseudonimiseerd. Er worden geen statistieken bijgehouden op delen van de website waar uw gezondheidsgegevens uitgewisseld worden. Voor het bijhouden van statistieken kunnen wij gebruikmaken van onderstaande toepassingen.

Google Analytics

In de gevallen dat wij de tool Google Analytics hebben geactiveerd, worden via onze website cookies geplaatst van het Amerikaanse bedrijf Google, als deel van de Analytics dienst. Wij gebruiken deze dienst om bij te houden en rapportages te krijgen over hoe bezoekers de website gebruiken. Deze tool is privacyvriendelijk ingesteld. Zo hebben wij Google niet toegestaan de verkregen Analytics informatie te gebruiken voor andere Google-diensten, wij laten de IP- adressen pseudonimiseren en hebben een verwerkersovereenkomst met Google gesloten.

De informatie die door Google wordt verzameld, wordt overgebracht naar en opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Google stelt zich te houden aan de Privacy Shield principles en is aangesloten bij het Privacy Shield-programma van het Amerikaanse Ministerie van Handel. Dit houdt in dat er sprake is van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van eventuele persoonsgegevens.

Matomo Analytics (Piwik)

In het geval dat wij de tool van Matomo Analytics hebben geactiveerd, dan worden er (first party) cookies geplaatst om bezoekersstatistieken bij te houden. Het biedt ons de mogelijkheid om in kaart te brengen hoe bezoekers onze website gebruiken (hoelang je op een pagina blijft, van welke pagina je hier terecht bent gekomen en om het aantal unieke bezoekers te tellen). Alle gegevens blijven op onze server staan en worden nooit gedeeld met andere partijen.

Wijzigingen in de deze privacy- en cookieverklaring

Wij behouden ons het recht voor om deze privacy- en cookieverklaring aan te passen. Het is aanbevolen om deze verklaring geregeld te raadplegen, zodat u van deze wijzigingen op de hoogte bent.

Onze contactgegevens

Wij controleren regelmatig of we aan dit privacybeleid voldoen. Heeft u nog vragen of opmerkingen na het lezen van deze privacy- en cookieverklaring? Dan kunt u hiervoor telefonisch contact met ons opnemen via 033-7858548 of e-mailen naar balie@mondzorgemiclaer.nl